So meisterst du die Postkorbübung

Postkorbübung Assessment Center
Fact Sheet
Einzelaufgabe ein Teilnehmer
20 bis 60 Minuten
keine
Entscheidungsfindung, Konzentration, Organisationstalent, analytische Denkweise, Stressresistenz, Prioritäten setzen, Delegieren von Aufgaben
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Die Postkorbübung im Assessment-Center

Aufgaben sichten, verstehen, priorisieren und gleichzeitig Entschlossenheit zeigen! Die Postkorbübung im Assessment-Center prüft gleich mehrere Fähigkeiten, wie z. B. Auffassungsgabe, Entscheidungsfreude, Belastbarkeit und Konzentration. In dieser Einzelübung kommt es aber vor allem darauf an, dass du Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden kannst und die gestellte Postkorbaufgabe trotz enormen Zeitdruck ruhig und konzentriert löst. Du musst Prioritäten setzen, damit dein zukünftiger Arbeitgeber von deinen Organisations- und Entscheidungsfähigkeiten überzeugt ist. 

Was dich in der Postkorbübung erwartet

Die Postkorbübung ist ein echter Klassiker unter den Assessment-Center Übungen und schon über mehrere Jahrzehnte fester Bestandteil des personellen Auswahlverfahren. Ursprünglich erhielten Bewerber/-innen hier 10 bis 20 Papiere und Dokumente, aus denen die Aufgabe gebildet wurde. Mittlerweile kommen statt der Dokumente und Papiere E-Mails zum Einsatz. Rückfragen sind und waren allerdings in der Regel noch nie möglich, du bist also komplett auf dich allein gestellt.

In der Regel erstreckt sich die Postkorbübung über einen Zeitraum von rund 60 Minuten. Innerhalb dieser Zeit solltest du dich auch nicht von absichtlich eingebrachten Störungen aus dem Konzept bringen lassen. Zusätzlich werden dann unterschiedliche Kriterien vom Arbeitgeber unter die Lupe genommen, wie zum Beispiel: 

  • Belastbarkeit/Stressresistenz
  • Entscheidungsfähigkeit
  • analytisches Denken
  • Konzentrationsfähigkeit
  • Arbeitsorganisation

So löst du die Postkorbübung im AC

Im Prinzip musst du für den Erfolg bei der Postkorbübung nur eine einfache Vorgehensweise verfolgen: Die wichtigen und dringlichen Aufgaben müssen zuerst bearbeitet werden. Auf den ersten Blick fallen vermutlich alle Aufgaben für dich in diese Bereiche. Dem ist aber nicht so. Beim genaueren Hinsehen wirst du mit Hilfe deines analytischen Denkens erkennen können, welche Dinge wirklich wichtig sind. Anschließend solltest du diese nach der Dringlichkeit sortieren. Ein cleveres Vorgehen sieht dann beispielsweise so aus:

  • Wichtige und dringende Aufgaben: Selbst und sofort erledigen
  • Wichtige, aber nicht so dringende Aufgaben: Auf einen anderen Termin verschieben
  • Dringende, aber nicht so wichtige Aufgaben: Delegieren an einen/mehrere Mitarbeiter
  • Unwichtige und nicht dringende Aufgaben: Zuletzt bearbeiten, bzw. nur am Rande betrachten

Wenn sich Termine überschneiden, sich Rahmenbedingungen kurzfristig ändern oder unvorhergesehene Vorkommnisse geschehen, dann müssen Prioritäten gesetzt werden. Du musst dich demzufolge entscheiden, welche Aufgaben die größte Priorität haben und sofort von dir selbst erledigt werden müssen, welche man delegieren kann und welche Aufgaben zunächst aufgeschoben werden können. 

Beispiele für Aufgaben im Postkorb:

  • Dein Chef möchte kurzfristig ein Gespräch mit dir führen.
  • In der Buchhaltung gibt es Probleme mit EDV-Systemen. 
  • Eine Lieferung trifft zwei Tage früher ein als geplant.
  • Die Kaffeemaschine in der Unternehmensküche funktioniert nicht mehr.
  • Die KITA hat angerufen, dein Kind ist krank und muss abgeholt werden.
  • Deine Schwester hat morgen Geburtstag, und du hast noch kein Geschenk. 
  • Die Präsentation für eine große Projektplanung muss spätestens morgen Nachmittag fertig sein. 
  • Du hast einen Arzttermin während der Arbeitszeit.
  • Dein Kind hat eine Sportveranstaltung am späten Nachmittag, die sich mit einem Geschäftstermin überschneidet.
  • Ein Mitarbeiter benötigt kurzfristig eine Einweisung in ein neues Softwareprogramm. 
  • Einer deiner wichtigsten Mitarbeiter fällt für unbestimmte Zeit aus. Du musst dich um einen adäquaten Ersatz kümmern.
  • Ein verdienter Mitarbeiter geht zum Ende des Monats in den Ruhestand. Du musst eine Abschiedsparty organisieren. 

Lösungsansätze:

Wenn möglich, solltest du Privates erst einmal hinten anstellen. Denn in der Regel haben arbeitsrelevante Vorgänge eine größere Priorität. Wenn die KITA anruft, lässt du nicht gleich alles stehen und liegen, sondern denkst erstmal nach, ob nicht jemand anderes dein Kind abholen kann. Ein Geburtstagsgeschenk kann auch nach noch Feierabend besorgt werden. Zudem Unterscheide von wichtigen Terminen und Terminen die verschoben bzw. abgesagt werden können. Es gibt nicht immer nur Richtig und Falsch, die Personaler möchten auch herausfinden, wie du deine/die Prioritäten setzt.

Beispiel für eine Postkorbübung mit Lösung

Wie schon erwähnt, handelt es sich bei der Postkorbübung um eine weit verbreitete Aufgabe im Assessment-Center. Wie diese genau aussieht, variiert natürlich von Unternehmen zu Unternehmen und ist mitunter abhängig von der der zu besetzenden Stelle. Ein mögliches Beispiel für eine Postkorbübung könnte wie folgt aussehen:

Du bist Vertretungskraft für Herrn Joachim Faber, dem Projektmanager in einem IT-Unternehmen, welches Buchführungssoftware anbietet. Dein Kollege befindet sich bereits seit zwei Wochen im Urlaub und fällt weiterhin für eine ungewisse Zeit krankheitsbedingt aus. Du hast dir vorgenommen, sein E-Mail-Postfach aufzuräumen, in welchem sich bereits 30 ungelesene Nachrichten befinden. Für die Bearbeitung hast du dir folgende Gedanken gemacht:

  1. Alle Fehlermeldungen, PC-Probleme und Softwarefehler leitest du direkt an den Entwickler Herr Söhrensen weiter.
  2. Ist eine Fehlermeldung, ein gemeldetes PC-Problem oder die Meldung über einen Softwarefehler älter als fünf Tage oder aber das Problem ist besonders dringend, rufst du den Absender stattdessen direkt an und bittest um einen Aufschub.
  3. Handelt es sich um eine neue Anforderung an die Software, nimmst du den Vorschlag auf und antwortest dem Absender per E-Mail. Genauso verfährst du bei sonstigen Kundennachrichten. Alle privaten E-Mails werden von dir ignoriert, genauso wie Spam-Mails oder E-Mails von Frau Katrin Lehmann.
  4. Bei allen finanziellen Angelegenheiten (Mahnungen, Rechnungen, Rabatte, Angebote, Kostenvoranschläge) oder bei Kritik an der Organisation, leitest du die E-Mail an Frau Schmidt aus der Buchhaltung und Organisation weiter.

Aufgabe: Bitte gebe nach jeder E-Mail an, wie du vorgehen würdest.

Diese Beispiel Postkorbübung mit Lösung kannst du im folgenden Link online durchführen: https://plakos-akademie.de/postkorbuebung/

Die Postkorbübung für Führungskräfte

Besonders im Assessment-Center für Führungskräfte kommt die Postkorbübung sehr häufig zum Einsatz. Personaler und Entscheider beobachten dich und lassen sich alles Mögliche einfallen, um es dir als angehende Führungskraft so schwer wie möglich zu machen. Es geht um analytisches, strategisches und komplexes Vorgehen und das sind Fähigkeiten die von Führungskräften erwartet werden. Denn eine wichtige Anforderung ist die Entscheidungskraft und genau die wird im AC für Führungskräfte getestet.

Vorbereitung auf die Assessment-Center Postkorbübung

Die beste Vorbereitung auf das AC mit Postkorbübung sind praxisnahe Aufgaben mit denen du dein erlangtes Wissen überprüfen und das Erlernte anwenden und üben kannst. Mit dem Assessment Online-Testtrainer wird dir online und interaktiv Basis- und Fachwissen für die AC-Übungen vermittelt. Die Vorbereitung für die Postkorbübung erfolgt anhand von Praxisbeispielen zum Ausprobieren und Aufgaben für das Bestehen des Auswahlprozesses für Mitarbeiter und Führungskräfte in Vorstellungsgesprächen sowie Assessment-Centern.

Mit praxisnahen Aufgaben wirst du in der Lage sein, Dokumente innerhalb kürzester Zeit zu sichten und entsprechend ihrer Dringlichkeit zu sortieren. Auch wenn Ablenkungen dazwischen kommen, arbeitest du schnell und zielgerichtet. Wir geben dir anhand individueller Lösungswege Alternativen an die Hand, um auch Unvorhergesehenes mit Leichtigkeit in der AC-Übung zu meistern.

FAQs

Was wird bei einer Postkorbübung getestet?

Die Übung gehört zu den Standardaufgaben der meisten Assessment-Center und testet vor allem deine Entscheidungsfähigkeit sowie das Einhalten knapper Zeitvorgaben unter erschwerten Rahmenbedingungen.

Ist die Postkorbübung nur für Führungskräfte?

Nein, die Postkorbübung wird bei vielen Einstellungsgesprächen und Assessment-Centern verwendet, um Bewerber/-innen auf wichtige Schlüsselkompetenzen zu testen.

Kann ich für die Postkorbübung online trainieren?

Mit dem Online-Training von Plakos für das Assessment-Center trainierst du u. a. dein Organisationstalent, das Stressmanagement und andere Soft Skills. Mit verständlichen Aufgaben und interaktiven Lösungswegen bist du bestens auf die Übungen im AC vorbereitet.

[Bildnachweis: Ariya J/Shutterstock.com]
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